Desain Data untuk Database Microsoft Access Anda

Dari laporan, terurai menjadi unit-unit alam yang akan menjadi dasar untuk desain database Access. Dalam kalimat sederhana, sebuah sistem database perintah mungkin terdiri dari banyak tabel tetapi proses inti seperti order transaksi bisa terdiri dari lima meja (seperti yang dijelaskan lebih lanjut dalam artikel ini).

Desain Data (field Anda) harus mulai untuk mendapatkan sedikit lebih mudah untuk menyelesaikan tugas ini memberikan Anda telah menghabiskan cukup waktu pada dua langkah sebelumnya dari seri ini.

Langkah ini menangani setiap tabel yang telah digambarkan, daftar field yang akan ditetapkan dan yang terbaik yang sesuai dan memenuhi syarat tipe data.

Sebagai contoh, Katakanlah Anda telah menentukan bahwa ada lima meja untuk 'Order' dokumen contoh yaitu:

Pelanggan
Pesanan
Detail Pesanan
Produk
Pengirim

Ambil setiap meja dan memperluas daftar ini untuk semua bidang memastikan field pertama akan bertindak sebagai nilai unik dan ID untuk merekam. Jadi tabel 'pelanggan' bidang terdaftar pertama mungkin disebut 'ID Pelanggan'.

Anda harus menangkap semua bidang yang Anda percaya akan membuat profil pelanggan di semua laporan mengingat tidak semua bidang akan diperlukan untuk semua laporan.

Sebagai bagian dari teori normalisasi database, pertimbangkan ladang untuk menangani elemen terkecil data yang biasanya Anda harapkan untuk digunakan. Sebagai contoh, alamat perusahaan tidak akan disimpan dalam satu field dengan nama 'Alamat' tapi malah di lima bidang ('Alamat Baris 1', 'Alamat Baris 2', 'Kota' 'Postcode' dan 'Negara'. Ini akan membantu dalam pengelompokan, pengurutan, penyaringan dan menghitung catatan pada suatu titik nanti.

Untuk setiap bidang yang terdaftar, memutuskan tipe data paling cocok karena akan mendorong penggunaan lapangan bahwa ketika melaporkan nanti. Jadi misalnya, akan bidang 'Jumlah' harus angka? Apakah Anda berniat untuk menghitung dengan itu di beberapa titik?

lapangan mungkin muncul sebagai angka seperti 'Tel No' lapangan, tapi mungkin akan disimpan sebagai tipe data 'Teks' default kecuali tentu saja Anda berniat untuk menghitung dengan itu!

Memilih tipe data paling cocok juga akan mulai untuk memvalidasi nilai Anda dapat memasukkan. Jadi Anda tahu tipe data sebuah 'Jumlah' tidak dapat menerima karakter non-numerik. The 'Tanggal / Waktu' tipe data memvalidasi hanya tanggal dan waktu (termasuk tahun kabisat juga!).

Jadi, contoh dari tabel Orders mungkin memiliki daftar bidang-bidang berikut dan tipe data dengan ukuran yang berlaku:

Bidang: ID Pesanan, Data Type: Number (Integer Long)

Bidang: ID Pelanggan, Data Type: Text (5)

Bidang: Pengirim ID, Data Type: Number (Integer Long)

Bidang: Urutan Tanggal, Data Type: Tanggal / Waktu

Bidang: Tanggal Diperlukan, Data Type: Tanggal / Waktu

Bidang: Tanggal Dikirimkan, Data Type: Tanggal / Waktu

Bidang: Order Jumlah, Data Type: Mata Uang

Bidang: Freight Jumlah, Data Type: Mata Uang

Bidang: dikirim, Data Type: Ya / Tidak

Bidang: Tagihan, Data Type: Tanggal / Waktu

Tabel di atas memberikan ide dan bidang lainnya mungkin akan datang ke cahaya selama proses analisis langkah.

Ulangi langkah ini untuk setiap meja dan memeriksa kembali apakah semua field telah tercakup terhadap setiap laporan.




By: Ben Beitler